MEDILAB SISTEMAS COLOMBIA S.A.S., en cumplimiento de la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 a continuación presenta sus Políticas de Tratamiento de Datos Personales.

ARTÍCULO PRIMERO. FINALIDAD: MEDILAB SISTEMAS COLOMBIA S.A.S., a continuación presenta sus Políticas de Tratamiento de Datos Personales, dando así cumplimiento a la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y en especial a lo previsto en el literal k) del artículo 17 y en el literal f) del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, que regulan los deberes que asisten a los responsables y encargados del tratamiento de datos personales, así como a lo dispuesto en el Capítulo Tercero del Decreto 1377 de 2013 sobre “Políticas de Tratamiento”, dentro de los cuales se encuentra la obligación de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley, en especial para la atención de consultas y reclamos, y velar porque los Encargados del Tratamiento lo cumplan. Igualmente, este documento tiene el objeto de regular los procedimientos de recolección, almacenamiento y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza MEDILAB SISTEMAS COLOMBIA S.A.S., a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data que tienen todas las personas naturales.

ARTÍCULO SEGUNDO. BASES DE DATOS: Las políticas y procedimientos contenidos en el presente documento aplican para las bases de datos de clientes, proveedores, trabajadores, consumidores, médicos y profesionales de la salud, usuarios de redes sociales, usuarios de los portales web de propiedad de MEDILAB SISTEMAS COLOMBIA S.A.S., o que esta sociedad administra, para los datos de personas que tengan una relación contractual, legal o comercial con la compañía y en general para los datos de cualquier persona natural que MEDILAB SISTEMAS COLOMBIA S.A.S., tenga en sus bases de datos.

ARTÍCULO TERCERO. PRINCIPIOS: Los principios que se establecen a continuación constituyen los parámetros generales que serán acatados por MEDILAB SISTEMAS COLOMBIA S.A.S. en los procesos de almacenamiento, uso y tratamiento de datos personales:

ARTÍCULO CUARTO. AUTORIZACIÓN: La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de MEDILAB SISTEMAS COLOMBIA S.A.S., requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. MEDILAB SISTEMAS COLOMBIA S.A.S., en su condición de responsable del tratamiento de datos personales contenidos en sus bases de datos, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

ARTÍCULO QUINTO. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN: La autorización puede constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. El contenido de la autorización otorgada para la recolección y tratamiento de datos será emitido por MEDILAB SISTEMAS COLOMBIA S.A.S., y será puesta a disposición del titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2012.

Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho de que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alteración a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y tenga control sobre el uso que se hace de su información personal.

La autorización que en todo caso solicitará MEDILAB SISTEMAS COLOMBIA S.A.S. al titular del dato es una declaración que lo informa sobre:

ARTÍCULO SEXTO. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN: MEDILAB SISTEMAS COLOMBIA S.A.S. adoptará todas las medidas necesarias para mantener registros de la obtención de autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.

ARTÍCULO SÉPTIMO. AVISO DE PRIVACIDAD: El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. El Aviso de Privacidad de MEDILAB SISTEMAS COLOMBIA S.A.S. está disponible, entre otros medios, en la página web www.medilabsistemas.co

ARTÍCULO OCTAVO. CONTENIDO MÍNIMO DEL AVISO DE PRIVACIDAD: El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:

1. La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento;
2. El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo,
3. Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.

ARTÍCULO NOVENO. AVISO DE PRIVACIDAD Y LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN: MEDILAB SISTEMAS COLOMBIA S.A.S. conservará el modelo del Aviso de Privacidad que se transmitió a los Titulares mientras se lleve a cabo tratamiento de datos personales y perduren las obligaciones que de este deriven. Para el almacenamiento del modelo, MEDILAB SISTEMAS COLOMBIA S.A.S. podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología.

ARTÍCULO DÉCIMO. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN: De conformidad con lo dispuesto en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de datos personales tiene los siguientes derechos:

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. DEBERES EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES: MEDILAB SISTEMAS COLOMBIA S.A.S. tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas naturales a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente en la autorización obtenida al momento de recabar los datos, y respetando en todo momento los mandatos de la Constitución, la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales y el Decreto 1377 de 2013 que la reglamenta.

De conformidad con lo establecido en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, MEDILAB SISTEMAS COLOMBIA S.A.S. se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales:

ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO. DERECHO DE ACCESO: El poder de disposición o decisión que tiene el Titular sobre la información de la que es titular implica el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como su alcance. MEDILAB SISTEMAS COLOMBIA S.A.S. garantiza al titular su derecho de acceso de la siguiente forma:

PARÁGRAFO: MEDILAB SISTEMAS COLOMBIA S.A.S., garantizará el derecho de acceso, previa acreditación de la identidad del Titular o su representante, poniendo a disposición de este, de manera gratuita, el detalle de sus datos personales a través de medios físicos o electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos, de forma que el titular pueda hacer efectivo su derecho de rectificar, corregir o solicitar la supresión de todos sus datos o de parte de estos.

ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO. CONSULTAS: De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, MEDILAB SISTEMAS COLOMBIA S.A.S. garantizará el derecho de consulta, suministrando a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales MEDILAB SISTEMAS COLOMBIA S.A.S., habilitará su línea telefónica (57) 350 2830571, así como la cuenta de correo electrónico asistente.administrativa@medilabsistemas.com y otros que considere pertinentes en su momento y que serán efectivamente anunciados mediante modificaciones a su Aviso de Privacidad.

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, estas serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 15 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO. RECLAMOS: De conformidad con lo dispuesto en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del tratamiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y con inclusión de los documentos que soporten la reclamación. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que MEDILAB SISTEMAS COLOMBIA S.A.S. no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en un término no mayor a dos (2) días hábiles, en la base de datos, una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO. SUPRESIÓN DE DATOS: El Titular tiene el derecho, en todo momento, de solicitar a MEDILAB SISTEMAS COLOMBIA S.A.S. la eliminación de sus datos personales cuando:

• Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
• Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
• Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por MEDILAB SISTEMAS COLOMBIA S.A.S. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo en los siguientes casos:

• La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• No sea posible efectuar la eliminación del dato por orden de autoridad judicial o administrativa con competencia en el territorio Nacional.
• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular, o para garantizar el cumplimiento de una obligación legalmente adquirida por el titular.

ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO. IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR CONSULTAS Y RECLAMOS: En cualquier momento y de manera gratuita el Titular o su representante podrán solicitar a MEDILAB SISTEMAS COLOMBIA S.A.S., información sobre el uso de sus datos personales, la rectificación, actualización o supresión de estos, previa acreditación de su identidad. Los derechos aquí mencionados únicamente se podrán ejercer por:

1. El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad.
2. El representante del titular, previa acreditación de la representación.

Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquel, con el fin de proteger los datos de las personas, MEDILAB SISTEMAS COLOMBIA S.A.S., tomará el reclamo por no presentado.

Toda solicitud debe ser presentada a través de los medios habilitados por MEDILAB SISTEMAS COLOMBIA S.A.S., señalados en el Aviso de Privacidad, y contener, como mínimo, la siguiente información:

1. El nombre y domicilio del Titular, o cualquier otro medio, como un correo electrónico, que permita comunicarle la respuesta.
2. Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular pretende ejercer sus derechos.

MEDILAB SISTEMAS COLOMBIA S.A.S. garantiza que los medios puestos a disposición de los titulares de la información permitan dar una respuesta en los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012.

Cada vez que MEDILAB SISTEMAS COLOMBIA S.A.S., ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de sus derechos por parte de los titulares de información o modifique las existentes, lo informará a través de su página web y en su Aviso de Privacidad.

ARTÍCULO DÉCIMO SÉPTIMO. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN: Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal. El titular de la información deberá solicitar claramente si la revocación de su autorización versa sobre la totalidad de las finalidades consentidas inicialmente, esto es, que MEDILAB SISTEMAS COLOMBIA S.A.S. deba dejar de tratar por completo los datos del titular, o si la revocación de su consentimiento recae sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el Responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo.

En vista de lo anterior, será necesario que el Titular, al momento de elevar la solicitud de revocatoria de consentimiento a MEDILAB SISTEMAS COLOMBIA S.A.S., indique en esta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En el segundo caso, se deberá indicar con cuál tratamiento no está conforme el Titular.

ARTÍCULO DÉCIMO OCTAVO. MEDIDAS DE SEGURIDAD: En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, MEDILAB SISTEMAS COLOMBIA S.A.S. adoptará las medidas técnicas, de su recurso humano y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los datos evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

ARTÍCULO DÉCIMO NOVENO. IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD: MEDILAB SISTEMAS COLOMBIA S.A.S. mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para sus colaboradores con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.
El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:

ARTÍCULO VIGÉSIMO: MEDILAB SISTEMAS COLOMBIA S.A.S. designa como responsables de dar trámite a las peticiones, consultas y reclamos de los titulares de la información, de las bases de datos de MEDILAB SISTEMAS COLOMBIA S.A.S., al área de administración, a quienes se deberán dirigir las solicitudes cuando se hagan por medio escrito, y quienes en todo caso se encargarán de la obtención de la información y la gestión necesaria al interior de MEDILAB SISTEMAS COLOMBIA S.A.S., para dar respuesta a los titulares que así lo soliciten.

ARTÍCULO VIGÉSIMO PRIMERO. VIGENCIA: El presente documento rige a partir del 13 de mayo de 2016 y hasta el momento en que expresamente se revoque o modifique.

2 AVISO DE PRIVACIDAD

MEDILAB SISTEMAS COLOMBIA S.A.S., en su calidad de responsable de sus bases de datos informa:

Que sus datos, los cuales no son considerados como sensibles, que están incluidos en nuestras bases de datos, y los que lleguen a adicionarse por usted, podrán ser usados para alguno o algunos de estos fines:

• Informarle sobre las marcas y productos que comercializamos, así como sobre las actividades promocionales y educativas que llevamos a cabo, todo dentro de los términos autorizados por la legislación respectiva.
• Evaluar la calidad de nuestros productos y el nivel de conocimiento que tienen los consumidores sobre ellos.
• Realizar tratamiento estadístico de los datos de nuestros consumidores.
• Realizar estudios internos sobre mercado.
• Atender adecuadamente sus peticiones, solicitudes y reclamos.

Usted, como titular de sus datos, puede consultar la Política de Tratamiento de Datos Personales de MEDILAB SISTEMAS COLOMBIA S.A.S., mediante el acceso a nuestra página web www.medilabsistemas.co, en donde se detalla el tratamiento, recolección, almacenamiento, uso y procesamiento de la información recogida, así como los procedimientos de consulta y reclamación que le permitirán hacer efectivos sus derechos al acceso, consulta, rectificación, actualización y supresión de los datos, en los términos que señale la ley.

Usted nos podrá contactar:

• Telefónicamente: (57) 350 2830571

• Correo electrónico asistente.admnistrativa@medilabsistemas.com

• En nuestro domicilio: Carrera 20 #150-69, Bogotá – Colombia