La digitalización de documentos es una tendencia que viene creciendo fuertemente en el área de la salud. Es una excelente forma de conseguir una mejor gestión de su institución. De igual manera, ayuda a preservar de una forma más segura documentos importantes, sin tener que preocuparse por el desgaste físico a través del tiempo.
A continuación, encontrará los principales motivos por los cuales debería abandonar el papel de una vez por todas.
1. El papel ofrece menos seguridad
El papel se puede perder o deteriorar fácilmente con el paso del tiempo. Existen mil posibilidades en las que esto puede suceder: alguien puede derramar algún líquido accidentalmente, la tinta se puede empezar a desvanecer, el documento se ve afectado por la humedad… en fin, existen un sin número de escenarios que pueden afectar un documento físico importante.
Piense, por ejemplo, en el prontuario de un paciente que usted ya viene acompañando desde hace años. Allí está todo el historial, bastante valioso para poder comprender ciertas patologías que pueden acompañarle en el futuro. ¿Ha pensado que toda esta información puede perderse fácilmente solo por estar en el papel?
Este tipo de escenarios se pueden evitar con modelos de gestión que involucran la digitalización de documentos.
2. El papel ocupa mucho espacio
¿Cuántos armarios y archivos tienen en su institución para almacenar no solo historias, sino también todos los papeles de la empresa, como balances, datos gráficos, entre otros?
Piense en cuánto espacio se podría ahorrar. Tal vez usted tenga solo una habitación para guardar este archivo; sin embargo, esta misma habitación podría ser utilizada para otro fin… ¡Un fin que incluso podría generar ingresos adicionales para la institución!
3. El papel es más difícil de organizar
¿Ha notado cómo el papeleo consigue acumularse fácilmente sobre la mesa? ¡Hasta parece que tiene vida propia! Usted arregla todo, dedica un buen rato a esta labor, pero en pocos días mira y otra vez tiene una pila de documentos esperando a ser organizados. Pareciera que los papeles se multiplicaran y usted acaba dedicando otra vez tiempo a su organización. Esta situación no existiría si se integran procesos de digitalización en su gestión.
4. El papel produce mucha basura
Necesitamos pensar también en el medio ambiente y en las futuras generaciones. ¿Ha pensado en cuánto papel desechamos todos los meses? ¿Cuántos árboles son necesarios para fabricar todo ese papel? Un sistema integrado con la digitalización de documentos disminuye considerablemente el uso de papel y por tanto el impacto negativo que su uso tiene en el medio ambiente.
5. El papel trae consigo un impacto en la productividad
Los procesos con papel demandan más tiempo, y el tiempo es dinero. Su equipo acaba reduciendo la productividad de la institución por el uso del papel. Piense en cómo sería de fácil discutir la situación de un paciente con otro profesional si todo lo que usted necesita está en su computadora y puede ser enviado de manera inmediata a la otra persona sin necesidad de acceder a un archivo físico.
Tenga presente que la digitalización de documentos es un cambio que se puede implementar de forma relativamente rápida. Contratar los servicios de una empresa que pueda ofrecer seguridad de los datos y archivar todo de forma digital es una excelente forma de facilitar el trabajo de todos.
Si desea saber más sobre cómo Medilab Sistemas puede ayudarle a migrar a un proceso de digitalización de documentos entre en contacto con nosotros y con gusto le solucionaremos sus dudas.
